Stratège RH – Conférencière et formatrice en leadership humain
Présidente et fondatrice de JP Groupe Conseil
Saviez-vous qu’en moyenne, 51% de la journée de travail d’un employé est consacrée à des tâches qui n’apportent que peu ou pas de valeur ajoutée?
Selon une récente étude sur la gestion du temps au travail, seulement 18% des personnes disposent d’un système de gestion du temps adéquat, tandis que 82% utilisent encore une simple liste ou leur boite courriel [1]. Entre les urgences à gérer, les objectifs à atteindre, et les équipes à coordonner, il devient parfois difficile de trouver un équilibre efficace pour les gestionnaires au travail. La gestion du temps et des priorités est un réel enjeu dans les entreprises en 2024, mais soyez rassuré, il existe des solutions.
Bonne nouvelle! Il est possible de reprendre le contrôle et de maitriser la gestion de votre temps. Mais pour ce faire, il est essentiel d’adopter une nouvelle perspective. Envisagez le temps non pas comme un ennemi, mais comme un allié précieux. Avec les bons outils et une mentalité axée sur les solutions, chaque gestionnaire peut devenir un expert en gestion du temps.
Voici quelques conseils testés et approuvés pour vous accompagner dans cette démarche :
Adoptez un rôle de COACH au lieu de celui de pompier
Dans l’arène professionnelle, être gestionnaire ne signifie pas devenir un superhéros anti-incendie. En anticipant les flammes plutôt que de les combattre, vous allumez le feu de l’efficacité et cultivez un jardin d’autonomie au sein de votre équipe. Résultat? Moins de courses contre la montre et plus d’oxygène pour vos ambitions. En adoptant une mentalité de coach, vous pourrez anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent des crises. Cela renforcera l’autonomie de votre équipe et améliorera l’efficacité de votre entreprise.
Voici 4 pistes de solutions pour renforcer votre position de Gestionnaire Coach
1. Encouragez l’autonomie :
Identifiez les forces de chaque membre de votre équipe et déléguez des tâches en conséquence. Cela renforcera la confiance et permettra aux employés de développer plus rapidement leurs compétences.
2. Communiquez des objectifs clairs :
Définissez des objectifs précis avec votre équipe et assurez-vous qu’ils sont bien compris. Cela permettra à chacun de savoir ce qui est attendu et ainsi de travailler de manière plus efficace et autonome.
3. Formez et développez :
Investissez dans la formation continue de votre équipe. Encouragez-les à apprendre et à grandir, ce qui réduira votre charge de travail à long terme.
4. Donner de la rétroaction le plus souvent possible :
Maintenez les lignes de communication ouvertes. N’hésitez pas à donner de la rétroaction constructive en temps réel et encouragez votre équipe à faire de même.
Utiliser la ‘’matrice d’Eisenhower’’ pour planifier vos journées
La matrice d’Eisenhower est un outil essentiel pour gérer vos tâches quotidiennes et naviguer entre l’urgent et l’important. Elle vous aide à focaliser sur ce qui compte vraiment. Des études montrent que plus de la moitié des utilisateurs de la matrice d’Eisenhower ressentent un meilleur contrôle sur leur journée de travail[2].
Voici 4 façons d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour la gestion des priorités au travail :
1. Dessinez la matrice [3].
2. Catégorisez vos tâches selon deux critères :
- Importance : Est-ce que cette tâche contribue à vos objectifs à long terme ?
- Urgence : Cette tâche nécessite-t-elle une action immédiate ?
3. Placez chaque tâche dans l’un des quatre quadrants :
- Quadrant 1 : Tâches importantes et urgentes (faire immédiatement).
- Quadrant 2 : Tâches importantes, mais non urgentes (planifier).
- Quadrant 3 : Tâches urgentes, mais non importantes (déléguer).
- Quadrant 4 : Tâches non importantes et non urgentes (éliminer ou reporter).
4. Agissez en fonction du quadrant :
- Faites les tâches du premier quadrant dès que possible.
- Planifiez un moment pour s’occuper des tâches du deuxième quadrant.
- Déléguez les tâches du troisième quadrant si vous le pouvez.
- Supprimez ou reportez les tâches du quatrième quadrant.
Reprenez le contrôle de votre agenda!
Maitriser son agenda est la clé d’une gestion du temps efficace, augmentant la productivité et réduisant le stress, pour une vie professionnelle et personnelle épanouie.
Voici 6 trucs et conseil pour mieux gérer vos heures de travail :
1. Définissez vos objectifs :
Avant de planifier quoi que ce soit dans votre agenda, assurez-vous d’avoir des objectifs bien définis. Cela vous aidera à prioriser les tâches et les activités qui contribuent directement à la réalisation de vos objectifs.
2. Utilisez un système de gestion de tâches :
Qu’il s’agisse d’un agenda électronique, d’une application de gestion de tâches ou d’un simple fichier Excel, avoir un système fiable pour noter et organiser vos tâches est essentiel.
3. Planifiez :
Prenez le temps chaque jour ou chaque semaine pour planifier vos journées. Identifiez les tâches les plus importantes et allouez-leur du temps dans votre agenda en fonction de leur priorité et de leur urgence.
4. Bloquez des plages horaires pour des tâches spécifiques :
Identifiez les moments de la journée où vous êtes le plus productif et bloquez ces plages horaires pour les tâches qui nécessitent votre concentration maximale. Évitez les interruptions pendant ces périodes.
5. Apprenez à dire non :
Ne surchargez pas votre agenda en acceptant toutes les demandes de réunions ou de tâches. Apprenez à dire non aux demandes qui ne contribuent pas à vos objectifs ou qui ne sont pas prioritaires.
6. Créer des espaces disponibles pour vos équipes :
En créant des plages horaires ouvertes pour vos équipes, vous évitez d’être constamment interrompu tout au long de la journée. Encouragez vos équipes à utiliser ces espaces disponibles de manière proactive pour organiser des discussions et des réunions de manière plus efficace.
En tant que gestionnaire, chaque minute est une occasion de forger votre succès. Prenez les rênes de votre temps et transformez-le en votre allié le plus précieux. Ne vous contentez pas de gérer le temps, dominez-le.
Passez à l’action dès aujourd’hui. Faites le bilan de votre gestion du temps, explorez les outils et les pratiques adaptés à vos besoins et révolutionnez votre approche quotidienne.
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[1] Must-Know Time Management Statistics [Latest Report] • Gitnux
[2] Time Management Statistics & Facts – Acuity Training
[3] La matrice d’Eisenhower : l’outil incontournable pour mieux gérer vos priorités [2023] • Asana
